說起組織管理招標(biāo)活動(dòng)，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)相對(duì)來說是好的，同時(shí)也積累下來了很多招投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，如果能得到招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的指點(diǎn)分享的話，將對(duì)我們的招標(biāo)工作事半功倍。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)都是如何做好招投標(biāo)工作的。
一、招標(biāo)前的準(zhǔn)備工作
1、招標(biāo)前要做好招投標(biāo)工作重要就是搞清楚誰在招，怎么招，誰來投，投什么。要做到心里有數(shù)并做到仔細(xì)理解招投標(biāo)文件，緊跟招投標(biāo)流程，關(guān)注每個(gè)環(huán)節(jié)，注意信息收集，因招投標(biāo)主體而異隨著招投標(biāo)的流程開展工作。
2、準(zhǔn)備充分，參與招投標(biāo)的人員要充分認(rèn)識(shí)到個(gè)人的責(zé)任與企業(yè)的利益密切相關(guān)，自己所做選擇的正確與否對(duì)公司的設(shè)備、工程質(zhì)量、成本等影響很大。要充分認(rèn)識(shí)到招投標(biāo)工作的嚴(yán)肅性，嚴(yán)格按照規(guī)定和流程、手續(xù)進(jìn)行。各級(jí)參與人員特別是非專門的人員要充分發(fā)揮應(yīng)有作用。對(duì)投標(biāo)廠家的資質(zhì)、能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等要了解細(xì)致，確保所選擇廠家的代表性。提前明確招投標(biāo)的內(nèi)容和要求，做好各方面的準(zhǔn)備，并做到廠家與招標(biāo)單位的相互信任。需與其他單位、分公司溝通的要及時(shí)聯(lián)系。
3、溝通順暢，在內(nèi)部要提前通知，使招投標(biāo)小組的成員能及時(shí)了解招投標(biāo)的要求、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等;投標(biāo)方的資料要保證小組成員能及時(shí)看到和熟悉，并在每次評(píng)標(biāo)前做到評(píng)標(biāo)人員合理分工，進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的匯總、把關(guān)。
4、標(biāo)書完善，規(guī)范招投標(biāo)文本，標(biāo)書內(nèi)容要詳盡，關(guān)鍵性的內(nèi)容要明確列出，如工程總量、設(shè)備需求總量、設(shè)備要達(dá)到的國際和國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證措施、付款要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等，做到內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，使投標(biāo)方具有操作性，并便于招標(biāo)人員開展工作。
二、招標(biāo)階段
1、招標(biāo)公告的刊登，在進(jìn)行招標(biāo)前，應(yīng)在國內(nèi)外有影響的報(bào)刊上發(fā)布招標(biāo)公告。它包括招標(biāo)通知和招標(biāo)廣告兩個(gè)部分。招標(biāo)通知是指分別送給與項(xiàng)目有關(guān)的與所在國建立了外交和商務(wù)關(guān)系的各國有關(guān)部門的書面通知。招標(biāo)廣告是指在國內(nèi)外有影響的報(bào)刊上所刊登的招標(biāo)廣告。通知和廣告的內(nèi)容應(yīng)包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目地點(diǎn)、項(xiàng)目內(nèi)容概況、工程范圍、索取招標(biāo)文件的日期、地址及截止日期、招標(biāo)條件、價(jià)格以及有關(guān)事項(xiàng)的咨詢單位等。
2、資格預(yù)審，資格預(yù)審是指對(duì)愿意承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目的投標(biāo)人進(jìn)行的財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)能力、資信等方面的預(yù)先審查。目的是選擇確有承包能力的投標(biāo)人。以免一些不符合要求的廠家也前來投標(biāo)，造成不必要的工作量和工作難度。
3、制定標(biāo)底，招標(biāo)委員會(huì)刊登招標(biāo)廣告后，即應(yīng)準(zhǔn)備合同價(jià)格，通過項(xiàng)目概算,確定合同的價(jià)格水平，亦稱為”標(biāo)底”，是招標(biāo)委員會(huì)掌握的底牌，是保密的。
4、公開招標(biāo)，公開招標(biāo)是指招標(biāo)委員會(huì)通知取得投標(biāo)資格的投標(biāo)人或刊登廣告知悉投標(biāo)人索取或購買招標(biāo)文件，邀請(qǐng)其前來投標(biāo)的招標(biāo)環(huán)節(jié)。
5、開標(biāo)，開標(biāo)是指招標(biāo)委員會(huì)在規(guī)定的日期、時(shí)間和地點(diǎn)，將截止日期前收到的全部投標(biāo)文件，在所有投標(biāo)人或其代表在場的情況下，當(dāng)場拆封投標(biāo)文件，并公開宣讀各投標(biāo)人的投標(biāo)條件，以使全體投標(biāo)人了解各家的標(biāo)價(jià)，這種程序即為開標(biāo)。開標(biāo)環(huán)節(jié)做到“三開”、“三不開”，即準(zhǔn)備工作好了開，做不好不開;招標(biāo)人員到齊了開，到不齊不開;監(jiān)督人員在場開，不在場不開。
6、評(píng)標(biāo)與決標(biāo)，開標(biāo)以后即轉(zhuǎn)入評(píng)標(biāo)階段。招標(biāo)委員會(huì)將投標(biāo)文件的標(biāo)價(jià)，及其它條件一一匯集列表，選取其中報(bào)價(jià)的四、五份投標(biāo)文件，進(jìn)行審查、鑒別、比較，直至決定中標(biāo)單位，這一階段，是在秘密條件下進(jìn)行的。
三、招投標(biāo)后期
1、簽訂合同，中標(biāo)人在接到正式的”中標(biāo)通知書”后，即應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)與工程業(yè)主簽訂工程承包合同。合同先由一方起草，并在該草稿基礎(chǔ)上進(jìn)行磋商，達(dá)成一致諒解后簽訂。
2、處理好質(zhì)量、價(jià)格及與以往合作廠家的關(guān)系處理好質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、工期的關(guān)系，以使所選擇廠家能夠大限度地滿足招標(biāo)方的要求。還要處理好與原合作廠家的關(guān)系。以往合作過的廠家，招標(biāo)方對(duì)其質(zhì)量、服務(wù)水平等比較熟悉，這是其競爭的優(yōu)勢(shì)。但這些廠家不能因此而提高價(jià)格，價(jià)高而再次入選會(huì)助長其優(yōu)勢(shì)意識(shí)，對(duì)以后的招投標(biāo)不利。所以，對(duì)于新的廠家，價(jià)格略低而服務(wù)、質(zhì)量又有保證的，為引入競爭可以分批量逐步引入。
3、做好以往招投標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析，應(yīng)通過對(duì)以往招投標(biāo)結(jié)果的匯總和統(tǒng)計(jì)，做好價(jià)格、質(zhì)量的預(yù)測，必要時(shí)做好標(biāo)底。不能越招標(biāo)，服務(wù)與價(jià)格越高，成本越大。要通過統(tǒng)計(jì)與分析，積累經(jīng)驗(yàn)，在以后的招投標(biāo)中做到什么樣的廠家可以投什么樣的標(biāo)，什么樣的產(chǎn)品在什么價(jià)格區(qū)間合理，做到心中有數(shù)。
四、關(guān)于招投標(biāo)工作中的檢查和保密
1、強(qiáng)化招投標(biāo)工作的監(jiān)督檢查機(jī)制，充分發(fā)揮人員的作用，法律、財(cái)務(wù)、審計(jì)人員要層層把關(guān);招投標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)，紀(jì)檢監(jiān)察人員要全程參與監(jiān)督;投票統(tǒng)計(jì)中，要做到一人統(tǒng)計(jì)一人核查。另外，招投標(biāo)人員要簽訂履行廉潔勤政責(zé)任書，防患于未然。
2、做好招標(biāo)投標(biāo)保密工作，在招標(biāo)采購過程中有很多信息是需要在一定時(shí)段內(nèi)甚至要長期保密的，包括潛在投標(biāo)供應(yīng)商的名單、評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單、標(biāo)底、供應(yīng)商的商業(yè)秘密等。如果保密工作做得不到位，勢(shì)必影響招標(biāo)采購結(jié)果的公平。
