云南投標(biāo)書制作主要將準(zhǔn)備投標(biāo)文件過程中所遇到的問題和積累的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行沉淀
來源：www.ziii.com.cn | 更新時(shí)間：2019/8/8 10:14:09招標(biāo)、投標(biāo)是軟件行業(yè)采購或拿項(xiàng)目中最常見的方式，根據(jù)項(xiàng)目形式的不同，對(duì)于投標(biāo)文件撰寫要求也對(duì)應(yīng)不同，近期云南投標(biāo)書制作接到的幾次招投標(biāo)工作無論是從投標(biāo)流程還是投標(biāo)準(zhǔn)備，都十分嚴(yán)格和正式，這就需要高度重視、認(rèn)真對(duì)待。云南投標(biāo)書制作主要將準(zhǔn)備投標(biāo)文件過程中所遇到的問題和積累的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行沉淀，為后續(xù)更好的輸出做鋪墊。
注意：本文只針對(duì)技術(shù)標(biāo)進(jìn)行闡述。
客戶方項(xiàng)目立項(xiàng)后，會(huì)進(jìn)入公開招標(biāo)階段，投標(biāo)方通過購買招標(biāo)書，明確招標(biāo)項(xiàng)目的產(chǎn)品、服務(wù)的范圍、標(biāo)段(標(biāo)包)劃分、數(shù)量、投標(biāo)人的資格要求等，之后進(jìn)入投標(biāo)準(zhǔn)備階段。
1、投標(biāo)準(zhǔn)備
得到招標(biāo)書之后，首先需要認(rèn)真分析招標(biāo)文件，根據(jù)自身產(chǎn)品及解決方案優(yōu)勢(shì)編制投標(biāo)書，在編寫投標(biāo)書中需要注意，標(biāo)書中的解決方案一定要應(yīng)標(biāo)，明確的對(duì)應(yīng)招標(biāo)需求，具體步驟如下：
1. 根據(jù)招標(biāo)內(nèi)容編制投標(biāo)文件(商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo))、講標(biāo)文件，按照期限交付投標(biāo)書及投標(biāo)保證金;
2. 按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行講標(biāo);
3. 等待結(jié)果通知，中標(biāo)后，明確具體細(xì)節(jié)之后與客戶方簽訂項(xiàng)目合同，履行合同。
2、參與人員
1. 售前人員
2. 銷售人員
3. 技術(shù)人員
3、輸出資料
>>>>商務(wù)標(biāo)書
準(zhǔn)備內(nèi)容根據(jù)標(biāo)書具體要求而定。
1. 軟著權(quán)
2. 企業(yè)資質(zhì)
3. 偏離表
4.承諾函
>>>>技術(shù)標(biāo)書
準(zhǔn)備內(nèi)容根據(jù)標(biāo)書具體要求而定，常規(guī)內(nèi)容如下：
1. 項(xiàng)目定義說明：名稱約定、主要術(shù)語;
2. 項(xiàng)目背景及現(xiàn)狀分析：當(dāng)前信息化背景、企業(yè)發(fā)展概況、信息化瓶頸;
3. 項(xiàng)目需求理解與分析：項(xiàng)目需求描述、項(xiàng)目需求理解與分析(多個(gè)維度);
4. 項(xiàng)目目標(biāo)和關(guān)注重點(diǎn)：項(xiàng)目目標(biāo)定義、項(xiàng)目目標(biāo)分析、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)前提條件;
5. 項(xiàng)目指導(dǎo)思想和原則：投標(biāo)方特有的指導(dǎo)思想和原則;
6. 架構(gòu)體系、規(guī)劃、方法論：企業(yè)架構(gòu)、IT規(guī)劃體系、IT規(guī)劃方法論;
7. 項(xiàng)目總體規(guī)劃：整體規(guī)劃、建設(shè)思路、建設(shè)階段;
8. 項(xiàng)目平臺(tái)架構(gòu)：總體架構(gòu)、業(yè)務(wù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)、功能架構(gòu)、集成架構(gòu)、安全架構(gòu)、產(chǎn)品架構(gòu)、部署架構(gòu)等;
9. 項(xiàng)目產(chǎn)品介紹：項(xiàng)目中使用到的產(chǎn)品介紹(產(chǎn)品概述、功能特性、產(chǎn)品截圖)
10. 項(xiàng)目部署方案：軟硬件配置搭建;
11. 項(xiàng)目實(shí)施方案：實(shí)施總體方法、實(shí)施成功的關(guān)鍵要素分析、實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃;
12. 項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)：團(tuán)隊(duì)構(gòu)建原則、項(xiàng)目實(shí)施組織架構(gòu)、項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)、實(shí)施過程和安全保密管理;
13. 項(xiàng)目驗(yàn)收方案：項(xiàng)目初驗(yàn)、終驗(yàn);
14. 項(xiàng)目培訓(xùn)方案：培訓(xùn)目的、培訓(xùn)策略、培訓(xùn)調(diào)研、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)課程與內(nèi)容、培訓(xùn)組織與要求、培訓(xùn)對(duì)象;
15. 項(xiàng)目質(zhì)量及風(fēng)險(xiǎn)管理：項(xiàng)目生命周期管理、項(xiàng)目常見風(fēng)險(xiǎn)分析、項(xiàng)目初步風(fēng)險(xiǎn)分析與策略;
16. 項(xiàng)目服務(wù)方案：服務(wù)原則、服務(wù)承諾、服務(wù)體系和流程、常見服務(wù)方式和內(nèi)容、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)監(jiān)督機(jī)制;
17. 相關(guān)案例介紹;
18. 投標(biāo)公司介紹。
>>>>講標(biāo)文件
講標(biāo)PPT及環(huán)境演示。
>>>>評(píng)分索引
投標(biāo)文件的撰寫不僅需要經(jīng)驗(yàn)和方法，更需要謹(jǐn)慎和認(rèn)真，一旦疏忽或沒有明確招標(biāo)文件中的注意事項(xiàng)，很可能會(huì)導(dǎo)致標(biāo)書不合格，降低評(píng)分?jǐn)?shù)，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致廢標(biāo)，前功盡棄。為減少撰寫過程中的出錯(cuò)率，云南投標(biāo)書制作下面主要將標(biāo)書中的一些注意事項(xiàng)、最佳實(shí)踐總結(jié)出來。
1、清標(biāo)
標(biāo)書與解決方案不同，撰寫投標(biāo)文件，切忌沒有完全掌握招標(biāo)書內(nèi)容就開始撰寫，無論時(shí)間多趕，都要清標(biāo)。清標(biāo)即明確清楚標(biāo)書中每一項(xiàng)條款，把標(biāo)書走腦的讀一遍，而不是機(jī)械的看一遍，具體要做到以下幾點(diǎn)：
1. 明確標(biāo)書中硬性要求，并詳細(xì)標(biāo)記，在撰寫標(biāo)書過程中一定要涵蓋，并撰寫在醒目的位置，必要時(shí)可以單獨(dú)成為一章或一小節(jié)。
2. 商務(wù)標(biāo)技術(shù)標(biāo)都要明確，雙方會(huì)有相關(guān)關(guān)聯(lián)，或是互相包括必要條款，一方不明確，很可能導(dǎo)致應(yīng)標(biāo)缺失。
3. 注意招標(biāo)文件中的每一項(xiàng)廢標(biāo)條款，一旦條款缺失或未能滿足響應(yīng)，編制再好的投標(biāo)文件也將被一票否決。
2、寫標(biāo)
撰寫投標(biāo)文件要根據(jù)招標(biāo)文件需求進(jìn)行撰寫，不要偏離，內(nèi)容多而全，寧多勿少，思路從整體架構(gòu)出發(fā)，涵蓋招標(biāo)需求的同時(shí)，具備宏觀意義上的整體IT架構(gòu)規(guī)劃，盡顯專業(yè)性。
1. 框架先行，先出具標(biāo)書整體框架，可簡(jiǎn)單標(biāo)明每個(gè)框架中要撰寫的內(nèi)容，將需求、規(guī)劃、方案、產(chǎn)品到服務(wù)、實(shí)施、售后一一羅列;
2. 框架評(píng)審，框架出具之后，不要急于填充，與投標(biāo)小組人員進(jìn)行評(píng)審，通過之后再進(jìn)行撰寫，有效減少反復(fù)時(shí)間;
3. 內(nèi)容全面，凡是標(biāo)書中提及的要求、指標(biāo)都要給予對(duì)應(yīng)的解決方案，最佳的效果是每個(gè)要求都準(zhǔn)確的給出回應(yīng);
4. 如招標(biāo)書中有明確格式要求，則按照要求進(jìn)行編制，反之則以工整、正式為原則，包括字體大小、主題統(tǒng)一，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)得當(dāng)，段落整體排序整潔有序，圖片清晰等。
3、對(duì)標(biāo)
本文中的對(duì)標(biāo)指在投標(biāo)文件撰寫結(jié)束后，對(duì)照標(biāo)書中廢標(biāo)條款、星號(hào)條款、評(píng)分細(xì)則等內(nèi)容進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，云南投標(biāo)書制作下面根據(jù)幾個(gè)條款進(jìn)行解析：
1. 廢標(biāo)條款顧名思義，一點(diǎn)不能滿足定會(huì)廢標(biāo)，對(duì)于廢標(biāo)條款要在標(biāo)書中明確的給予應(yīng)答及體現(xiàn)，通常對(duì)于商務(wù)標(biāo)來說此類條款較多;
2. 星號(hào)條款在技術(shù)標(biāo)中較多，多為一些重要的技術(shù)指標(biāo)，要求投標(biāo)人必須滿足或給予應(yīng)答說明，對(duì)于此類會(huì)以技術(shù)偏離表的方式進(jìn)行應(yīng)答;
3. 評(píng)分細(xì)則表為評(píng)委打分對(duì)照表，評(píng)委會(huì)嚴(yán)格按照上面的內(nèi)容進(jìn)行打分，表中分?jǐn)?shù)是一定不能丟的，評(píng)分表中內(nèi)容都要在標(biāo)題中明確體現(xiàn)，一方面說明我方已經(jīng)應(yīng)標(biāo)，另一方面為評(píng)委對(duì)照提供便利。
4、合標(biāo)
在投標(biāo)方式上會(huì)出現(xiàn)合作投標(biāo)的情況，這個(gè)時(shí)候就需要將不同標(biāo)段的標(biāo)書進(jìn)行合并，或者將商務(wù)標(biāo)與技術(shù)標(biāo)進(jìn)行合并等，不只是標(biāo)書的合并，還有評(píng)分索引表的合并。
1. 如果一個(gè)標(biāo)書分為多個(gè)技術(shù)人員撰寫，最終需要進(jìn)行標(biāo)書的合并，合并過程中注重格式與頁碼的正確;
2. 在撰寫的評(píng)分對(duì)照表中填寫每一項(xiàng)分?jǐn)?shù)標(biāo)書中對(duì)應(yīng)的位置，并自評(píng)分?jǐn)?shù)，闡明可以得到該分?jǐn)?shù)的原因，供評(píng)委參考;
3. 商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)是分開撰寫的，在評(píng)分表中只需按照各自的標(biāo)書標(biāo)明頁數(shù)即可，通常不會(huì)合并成一個(gè)大的目錄。
5、查標(biāo)
查標(biāo)分為兩項(xiàng)，一項(xiàng)為根據(jù)招標(biāo)文件要求，從頭檢查一遍標(biāo)書是否有漏項(xiàng)，重點(diǎn)需求是否都涵蓋滿足，另一項(xiàng)為對(duì)寫好的招標(biāo)文件進(jìn)行格式檢查，具體包括以下幾個(gè)方面：
1. 是否存在漏項(xiàng)，內(nèi)容是否撰寫到位;
2. 目錄是否調(diào)整、是否存在格式錯(cuò)亂、是否有空白頁;
3. 商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)交叉檢查，當(dāng)局者迷，換種視角更能發(fā)現(xiàn)其中的問題。
從正式接觸標(biāo)書撰寫到現(xiàn)在已經(jīng)有一段時(shí)間，回想起當(dāng)時(shí)的情景仍歷歷在目，也曾因?yàn)椴皇煜ち鞒毯腿狈ο嚓P(guān)知識(shí)，走了許多彎路，通過反省和總結(jié)，現(xiàn)將產(chǎn)生的心得及教訓(xùn)記錄，為后續(xù)更好完成此類任務(wù)奠定基礎(chǔ)。
1、熟知標(biāo)書
剛接觸標(biāo)書撰寫工作，只做到大概了解需求，之后就按照已有的模板架構(gòu)進(jìn)行撰寫，沒有考慮不同招標(biāo)性質(zhì)的差異性，在查標(biāo)的過程中，發(fā)現(xiàn)很多硬性要求并沒有應(yīng)標(biāo)，隨著投標(biāo)日期臨近，造成比較棘手的情況。
經(jīng)過上述教訓(xùn)，之后撰寫標(biāo)書時(shí)，首先進(jìn)行清標(biāo)工作，明確項(xiàng)目具體需求的同時(shí)，標(biāo)出撰寫標(biāo)書過程中需要重點(diǎn)體現(xiàn)或應(yīng)答的內(nèi)容，不明確的地方及時(shí)確認(rèn)，在確定沒有疑問之后，開始撰寫。看似處理上述工作花費(fèi)了許多時(shí)間，但這個(gè)步驟是必不可少的，因?yàn)榭梢员ＷC后面工作順利開展，一定程度上是有效節(jié)省了時(shí)間。
2、框架先行
之前在拿到招標(biāo)文件之后，都是大綱與內(nèi)容同步進(jìn)行，做到目錄與內(nèi)容同步完成，這種做法會(huì)嚴(yán)重拖延標(biāo)書的交付時(shí)間，甚至?xí)绊懙綐?biāo)書的交付質(zhì)量。因?yàn)樵谧珜懩夸浥c填充內(nèi)容過程中，會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間撰寫技術(shù)難點(diǎn)，時(shí)間有限的情況下會(huì)造成其它部分匆匆撰寫，質(zhì)量偏低;另一方面，一旦整體框架不被通過，之前工作全是無用功，從而加大調(diào)整時(shí)間。
正確的做法應(yīng)該是先將標(biāo)書從頭至尾通讀一遍，明確要求之后，有目的的進(jìn)行框架構(gòu)建，直接將硬性要求放在框架中，構(gòu)建過程中梳理一遍需求和邏輯，之后交于相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行框架審核，審核通過之后再進(jìn)行內(nèi)容填充，省去反復(fù)的時(shí)間。
3、注重順序
初次接觸標(biāo)書撰寫時(shí)，對(duì)于投標(biāo)流程、準(zhǔn)備資料、撰寫順序、文件格式都是一無所知的，通常是一邊摸索一邊準(zhǔn)備，經(jīng)過資料反復(fù)打回、修改，慢慢了解其中的流程，并固化。
云南投標(biāo)書制作經(jīng)過總結(jié)需要撰寫內(nèi)容如下：投標(biāo)文件、技術(shù)偏離表、評(píng)分索引表。首先撰寫投標(biāo)文件，之后根據(jù)招標(biāo)文件要求，決定是否需要撰寫技術(shù)偏離表，通常來說技術(shù)偏離表是一定需要的，有的在標(biāo)書內(nèi)部嵌入，有的以單獨(dú)表格形式進(jìn)行提供。評(píng)分索引表可以在一開始就出具，但頁碼對(duì)應(yīng)一定要在標(biāo)書全部完成及審核通過后進(jìn)行填寫，否則會(huì)出現(xiàn)頻繁修改頁碼的現(xiàn)象。
4、合理分工
每次接到撰寫標(biāo)書任務(wù)，基本都是時(shí)間緊任務(wù)重的情況，需要叫停當(dāng)下工作，快速響應(yīng)，短時(shí)間內(nèi)出具一份幾百頁的標(biāo)書，如果標(biāo)書內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目模式，在模板基礎(chǔ)上進(jìn)行快速修改即可;若為特殊項(xiàng)目或不熟悉的模式，則需要花時(shí)間進(jìn)行研究，通常會(huì)出現(xiàn)無進(jìn)展的情況。
面對(duì)此類狀況，首先要做的是靜心分析招標(biāo)文件，將其中難點(diǎn)進(jìn)行羅列，查找相關(guān)資料，如一段時(shí)間后仍毫無進(jìn)展，就要向公司或伙伴求助。例如：申請(qǐng)技術(shù)人員資源協(xié)助、伙伴提供參考資料等。同時(shí)合理分工，明確需要做的內(nèi)容有幾項(xiàng)，之后根據(jù)部門人員或相關(guān)協(xié)調(diào)人員的專長(zhǎng)進(jìn)行任務(wù)分解，最終整合，不但有效提高整體效率，也會(huì)提高標(biāo)書質(zhì)量。